Neuanschaffungen vorziehen und für das Homeoffice Steuern sparen

Neuanschaffungen vorziehen und für das Homeoffice Steuern sparen

Durch Kauf von Ausrüstung für das Homeoffice Steuern sparen

Geld ausgeben, um Steuern zu sparen? Was sich oft nach den vielgerühmten “1000 legalen Steuertricks” anhört, ist oft kein Trick. Wer sich in den aktuell gültigen und leider schnell ändernden Vorschriften auskennt, kann bares Geld an Steuern sparen.

Konkret geht es nachfolgend um die Möglichkeiten, Computer und anderes IT-Equipment in diesem Jahr zu kaufen, um geänderte Steuerfreibeträge auszuschöpfen. Um das Finanzamt beteiligen zu können, ist jedoch etwas Hintergrundwissen notwendig. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass dieser Artikel keine Finanzberatung darstellen kann und soll. Vielmehr soll er auf die Möglichkeiten zum Absetzen von Ausrüstung im Hinblick auf Homeofficetätigkeiten hinweisen.

Ein Gespräch mit dem Steuerberater ist (nicht nur im Zweifelsfall…) immer empfehlenswert.

Was hat sich für das Jahr 2021 geändert?

Aufgrund der politischen Situation, möglichst viele Menschen ins Homeoffice zu versetzen, wurden von der Bundesregierung Erleichterungen bzgl. der steuerlichen Absetzbarkeit von IT-Geräten verabschiedet. Details finden sich im BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013. Hiermit lassen sich privat vom Arbeitnehmer angeschaffte Geräte steuerlich absetzen, wenn diese ebenfalls für berufliche Zwecke genutzt werden. Hierunter fallen beispielsweise die Erledigung von beruflichen Tätigkeiten im Homeoffice, Fortbildungen oder Erstellung von Bewerbungsschreiben.

Bei teilprivater Nutzung gelten ggf. anteilige Sätze, die zum Steuern sparen angerechnet werden. Bislang konnten nur Geräte unter 800 Euro (netto) sofort abgesetzt werden, ansonsten war eine Abschreibung über mehrere Jahre erforderlich. Aktuell dürfen zum Abschreibung nutzen auch teurere Geräte sofort vollständig abgesetzt werden.

Wie funktioniert die praktische Umsetzung?

Für Unternehmer, Selbstständige oder Freiberufler ändert sich lediglich, dass angeschaffte Geräte noch im gleichen Jahr abgeschrieben werden können. Somit lassen sich Steuern bei gutem Umsatz durch Abschreibung nutzen einsparen, da die vollen Kosten sofort abgezogen werden.

Für angestellte Arbeitnehmer gilt es, eine weitere Hürde zu nehmen, um das Finanzamt zu beteiligen: Die Werbekostenpauschale. Sind die belegbaren Anschaffungen in Summe niedriger als die ohne Nachweis ohnehin anerkannte Summe, findet kein Steuern sparen statt.

Zu beachten ist hier die “Homeoffice-Pauschale” von 5 Euro pro Tag (max. 120 Tage/Jahr), die ebenfalls geltend gemacht werden kann und hilft, das Finanzamt zu beteiligen, da diese zusätzlich zu den Belegen gezählt wird.

Tipps und Tricks

Anschaffungen, die zeitnah geplant waren, lassen sich meist etwas vorziehen. Das Erscheinen von Windows 11 incl. gestiegener Hardwareanforderungen ist ein guter Grund, einmal über eine Modernisierung des PC oder Notebook nachzudenken.

Ergänzend gehen viele Hersteller zusätzlich davon aus, im nächsten Jahr aufgrund Lieferkettenproblematiken mit langen Lieferzeiten rechnen zu müssen.

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Das Homeoffice – eine rechtsfreie Zone?

Das Homeoffice – eine rechtsfreie Zone?

Das Homeoffice- eine rechtsfreie Zone?

Früher, als es kein “Homeoffice” gab, hat man sich ganz einfach Arbeit mit nach Hause genommen- und die Akte am nächsten Tag pflichtbewusst wieder ins Büro gebracht. Heutzutage ist “Homeoffice” je nach Kontext entweder ein Argument pro zukünftigem Arbeitgeber oder eine Strafe incl. Isolationshaft für unschuldige Mitarbeiter. Mit den vielen digitalen Kommunikationswegen steigt das Risiko, dass sensible Daten in unbefugte Hände geraten.

Spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO werden für Datenpannen hohe Strafen verhängt, was letztendlich für den Arbeitgeber eine gesteigerte Verantwortung bedeutet.

Grundsätze von Datenschutz

Einer der elementaren Grundsätze von Datenschutz besteht darin, dass jeder Mitarbeitende nur die Daten sehen darf, die für die Arbeit benötigt werden. Beispielsweise benötigt ein Sachbearbeiter in der Schadensabwicklung einer Autoversicherung nicht die Verkaufszahlen des Außendienstes. Genauso selbstverständlich dürfen keine Interna an Außenstehende gelangen – dies sind bereits die eigenen Kinder oder Ehepartner.

Homeoffice oder zu Hause arbeiten?

Hier gibt es einige (steuer- und arbeitsrechtliche) Feinheiten, die jedoch keinen Einfluss auf den  Datenschutz haben. Dies beginnt damit, sich über den Lauf der Daten (Lebenszyklus) Gedanken zu machen. Lassen sich alle Daten digital verarbeiten? Muss ein Mitarbeiter Papier (Formulare etc.) außerhalb der Firma bearbeiten oder lagern?

Datentransfer via USB-Sticks (bsp. in der Firma gescannte Dokumente oder vergangene Angebote an Kunden) oder Datensicherung auf USB-Festplatten ist ebenfalls sensibel. In derartigen Fällen ist dafür zu sorgen, dass die Dokumente sicher verschlossen werden können und bei Entsorgung mit einem geeigneten Shredder vernichtet werden. Externe Datenträger müssen mit Verschlüsselung geschützt werden. Hier ist das in Windows integrierte Tool “Bitlocker” eine kostenlose Möglichkeit, welche auch bei Verlust des Datenträgers schützt.

Mein Rechner, Dein Rechner?

Eine oft gestellt Frage lautet, ob der private PC Datenschutz-konform für Homeofficearbeit genutzt werden kann. Die Gegenfrage lautet, wer sonst zu dem PC Zugang hat (bsp. Familienmitglieder), die potentiell die bearbeiteten Dateien oder deren gecachte Kopien einsehen können. Ist der PC zuverlässig gegen Viren oder sonstige Dinge wie Keylogger geschützt, die Daten abfliessen lassen können? Da die Antwort meist Nein lautet, sollte ein durch die Firmen-IT verwalteter Rechner gestellt werden.

In beengten Verhältnissen oder mobilem Arbeiten im Zug ist die Verwendung einer zusätzlichen Bildschirmfolie sinnvoll, die den Blickwinkel einschränkt. Eine solches umschaltbares Display ist in manchen Business Notebooks eingebaut.

Datenübertragung als Sicherheitsrisiko

Ein weiteres Risiko besteht in der Datenübertragung. Selbst wenn die Daten prinzipiell in der Firma liegen, kann während der Datenübertragung ins Homeoffice Unheil passieren. Spätestens bei Umgang mit personenbezogenen Daten schreibt die DSGVO eine sichere (=verschlüsselte) Übertragung vor. Das bedeutet, dass alle Kommunikation beispielsweise per VPN oder zumindest https-Protokoll des Webbrowsers zu erfolgen hat. Gleiches gilt für Email oder Online-Meetings. Hier ist das beliebte Produkt Zoom kürzlich in Verruf geraten, da Konferenzen nicht ausreichend gegen unbefugten Zugriff gesichert waren.

Auch Chats via Whatsapp, Snapchat etc. sind aufgrund der Zwischenspeicherung beim (ausländischen!) Anbieter nicht als sicher anzusehen. Ähnlich ist die Nutzung des privaten Smartphones zu bewerten, wenn damit dienstliche Emails abgerufen (und gespeichert) werden. Hier kann ein Mobile Device Management mit BYOD (Bring your own Device) die Lösung darstellen, indem kritische Daten separat gehalten werden.

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Rightsizing oder Downsitzing? Warum weniger manchmal mehr ist

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Ähnlich wie in der Mode wechseln sich in der IT-Trends ab und wiederholen sich manchmal. Hier werden stellenweise interessante Produkte propagiert, die aber nicht zwingend den eigenen Bedürfnissen entgegenkommen.

Eine Gegenbewegung zu der grassierenden “Featureitis” der letzten Jahre ist schlichter Minimalismus. Für entspanntes Arbeiten ist nicht zwingend das neueste Highend-Notebook oder Smartphone erforderlich, deren Funktionsumfang selten vollständig ausgereizt werden. Vergleichbar dem “kleinen Schwarzen” bei gesellschaftlichen Anlässen gibt es äquivalente Möglichkeiten beim Aufbau von Arbeitsplätzen im Netzwerk.

Reale Bedürfnisse, oder: Wie gut ist gut genug?

Oftmals werden Computer etwas besser (und teurer) angeschafft, um etwas Leistungsreserve für zukünftige Herausforderungen zu haben. Leistungsfähige Notebooks haben vielfach Desktops ersetzt, da diese mobiler sind.

Vor dem Hintergrund der aktuellen Situation in Hinblick auf geforderte Homeoffice-Tätigkeiten ist dies eine geschickte Entscheidung. Jedoch haben Notebooks gegenüber einem stationären Computer Nachteile, wie kleinere Bildschirme oder deren Anschaffungskosten. Wird zusätzlich zu einem “richtigen” Monitor eine Dockingstation aufgestellt, so steigt der Platzbedarf gegenüber einem klassischen PC.

Bei einem Büroarbeitsplatz lassen sich die Kabel im Kabelkanal des Schreibtischs verstecken, im Homeoffice ist der WAF jedoch miserabel.

 

Geld sparen mit Business Equipment

Speziell bei der Ausstattung von größeren Firmen stehen IT-Verantwortliche seit Jahren vor den gleichen Problemen. Hier haben die Hersteller von Business-Equipment Lösungen parat, die Zeit, Sorgen und langfristig Kosten sparen.

Hier ist eine andere Denkweise präsent: Im Gegensatz zu Consumer-Equipment sind Business Geräte nicht auf Höchstleistung, sondern Haltbarkeit und Wartbarkeit konstruiert. Dies spiegelt sich in den Garantiezyklen wider. Business Monitore kommen meist mit 3 Jahren Herstellergarantie, verfügen über zertifiziert augenfreundliche Eigenschaften und lassen sich mit speziellem Zubehör erweitern. Oft werden hier zusätzlich zu VESA-Halterungen Montagelösungen für Mini-PCs der “Zigarrenschachtelklasse” angeboten. Diese sind leistungsfähiger als Notebooks und lassen sich dezent hinter dem ohnehin benötigten Monitor verstecken.

Mit 3 Jahre Vor-Ort Service entstehen auch keine unnötigen Ausfallzeiten.

 

Das Netzwerk ist der Computer

Dieser Slogan wurde vor Jahren ausgegeben. Er bedeutet, die eigentliche Arbeit auf anderen Rechnern verrichtet wird – wie es heute in der Cloud der Fall ist. Im Homeoffice kann ein simples Notebook oder alter PC per Terminalservice (Remotedesktop, Teamviewer etc.) auf Ressourcen oder Computer im Netzwerk der Firma zugreifen. D.h. es kann weiterhin auf dem Computer in der Firma gearbeitet werden, der u.U. spezielle Software installiert hat und lediglich die Bildschirmausgabe wird ins Homeoffice umgelenkt.

Dies ist im Hinblick auf Datensicherheit interessant, da keine sensiblen Dateien die Firma verlassen müssen.

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