Rechtssicheres Unterschreiben im Homeoffice

Rechtssicheres Unterschreiben im Homeoffice

Dezentrales Arbeiten in seinen verschiedenen Spielarten gehört zunehmend zu einem normalen Arbeitsalltag dazu. Ob man Homeoffice, mobiles Arbeiten oder heimisches Büro dazu sagt, ist dem Arbeitnehmer meist egal. In Zeiten erhöhter Erkältungsgefahr verfrachten viele Arbeitgeber zur Verringerung der Ansteckungsgefahr die Mitarbeiter ins häusliche Umfeld.

Moderne Netzwerktechnik wie VPN oder Cloudapplikationen schließt die Mitarbeiter nahtlos an die Applikationen der Firma an. Für den Arbeitgeber erwachsen sich daraus einige rechtliche Feinheiten, die oftmals gar nicht auffallen, jedoch teure Fallstricke darstellen.

Datenschutz und Vertraulichkeit der zu bearbeitenden Daten

Generell sind Mitarbeiter aufgrund rechtlicher Anforderungen (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)) auf ihre Pflichten im Bezug auf Datenschutz zu schulen und verpflichten. Unabhängig vom Aufenthaltsort der Mitarbeiter ist der Schutz wichtiger Daten zu gewährleisten.

Dies beinhaltet primär die geschützte Übertragung der Daten von der Firma zum Computer in der heimischen Arbeitsecke. Streng genommen ist aber auch hier darauf zu achten, dass die Daten von niemandem (incl. Familie) einsehbar sein dürfen. Technisch lässt sich hier mit Folien für den Bildschirm zusätzlich zu organisatorischen Maßnahmen eine Lösung zur Verringerung des Blickwinkels umsetzen. Einige Businessnotebooks haben zuschaltbare Filter ab Werk eingebaut und bieten bei Bahnfahrten oder Coworkingspace Schutz vor ungewollter Einsicht durch den Sitznachbarn.

Gültigkeit von Unterschriften

Ein weiteres Problem stellt die Signierung von Dokumenten dar. Viele Geschäftsprozesse in kleineren Firmen sind nach wie vor auf das Ausdrucken und Unterschreiben von Dokumenten ausgelegt. Verbreitet ist hier das Einscannen der Unterschrift vom Chef, den die Sekretärin anschließend als Grafik unter den fertigen Brief einfügt.

Das Problem besteht darin, dass eine solche Unterschrift in manchen Fällen nicht rechtsgültig ist. Die Gerichte haben hier verschiedene Urteile zu den jeweiligen (un)zulässigen Fällen gefällt (bsp. LAG Berlin-Brandenburg, Az: 23 Sa 1133/21). Ein Abhandenkommen einer solchen Grafik birgt zudem ein hohes Missbrauchspotenzial.

Digitale Signaturen und Lösungen

Im Homebanking sind relativ früh erste Lösungen zum Einlesen von Chipkarten getroffen worden. Moderne Kartenleser lesen alle gängigen Chipkarten ein. Hiermit lassen sich EC/Kreditkarten, Firmen-Smartcards und elektronische Personalausweise auslesen. Letztere Möglichkeit erlaubt sogar digitale Behördengänge. Für das reine Signieren von wichtigen Dokumenten stellen einige Anbieter wie Adobe cloudbasierte Lösungen bereit.

Diese elektronische Signatur ist der traditionellen Unterschrift gleichgestellt, da der Unterzeichnende eindeutig identifiziert wird. Durch die Verwendung von digitalen Zertifikaten ist das signierte Dokument vor nachträglicher Veränderung geschützt.

Somit kann rechtssicher vom heimischen Büro aus ohne Gefahr von Identitätsdiebstahl gearbeitet werden.