Das Homeoffice – eine rechtsfreie Zone?

Das Homeoffice – eine rechtsfreie Zone?

Das Homeoffice- eine rechtsfreie Zone?

Früher, als es kein “Homeoffice” gab, hat man sich ganz einfach Arbeit mit nach Hause genommen- und die Akte am nächsten Tag pflichtbewusst wieder ins Büro gebracht. Heutzutage ist “Homeoffice” je nach Kontext entweder ein Argument pro zukünftigem Arbeitgeber oder eine Strafe incl. Isolationshaft für unschuldige Mitarbeiter. Mit den vielen digitalen Kommunikationswegen steigt das Risiko, dass sensible Daten in unbefugte Hände geraten.

Spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO werden für Datenpannen hohe Strafen verhängt, was letztendlich für den Arbeitgeber eine gesteigerte Verantwortung bedeutet.

Grundsätze von Datenschutz

Einer der elementaren Grundsätze von Datenschutz besteht darin, dass jeder Mitarbeitende nur die Daten sehen darf, die für die Arbeit benötigt werden. Beispielsweise benötigt ein Sachbearbeiter in der Schadensabwicklung einer Autoversicherung nicht die Verkaufszahlen des Außendienstes. Genauso selbstverständlich dürfen keine Interna an Außenstehende gelangen – dies sind bereits die eigenen Kinder oder Ehepartner.

Homeoffice oder zu Hause arbeiten?

Hier gibt es einige (steuer- und arbeitsrechtliche) Feinheiten, die jedoch keinen Einfluss auf den  Datenschutz haben. Dies beginnt damit, sich über den Lauf der Daten (Lebenszyklus) Gedanken zu machen. Lassen sich alle Daten digital verarbeiten? Muss ein Mitarbeiter Papier (Formulare etc.) außerhalb der Firma bearbeiten oder lagern?

Datentransfer via USB-Sticks (bsp. in der Firma gescannte Dokumente oder vergangene Angebote an Kunden) oder Datensicherung auf USB-Festplatten ist ebenfalls sensibel. In derartigen Fällen ist dafür zu sorgen, dass die Dokumente sicher verschlossen werden können und bei Entsorgung mit einem geeigneten Shredder vernichtet werden. Externe Datenträger müssen mit Verschlüsselung geschützt werden. Hier ist das in Windows integrierte Tool “Bitlocker” eine kostenlose Möglichkeit, welche auch bei Verlust des Datenträgers schützt.

Mein Rechner, Dein Rechner?

Eine oft gestellt Frage lautet, ob der private PC Datenschutz-konform für Homeofficearbeit genutzt werden kann. Die Gegenfrage lautet, wer sonst zu dem PC Zugang hat (bsp. Familienmitglieder), die potentiell die bearbeiteten Dateien oder deren gecachte Kopien einsehen können. Ist der PC zuverlässig gegen Viren oder sonstige Dinge wie Keylogger geschützt, die Daten abfliessen lassen können? Da die Antwort meist Nein lautet, sollte ein durch die Firmen-IT verwalteter Rechner gestellt werden.

In beengten Verhältnissen oder mobilem Arbeiten im Zug ist die Verwendung einer zusätzlichen Bildschirmfolie sinnvoll, die den Blickwinkel einschränkt. Eine solches umschaltbares Display ist in manchen Business Notebooks eingebaut.

Datenübertragung als Sicherheitsrisiko

Ein weiteres Risiko besteht in der Datenübertragung. Selbst wenn die Daten prinzipiell in der Firma liegen, kann während der Datenübertragung ins Homeoffice Unheil passieren. Spätestens bei Umgang mit personenbezogenen Daten schreibt die DSGVO eine sichere (=verschlüsselte) Übertragung vor. Das bedeutet, dass alle Kommunikation beispielsweise per VPN oder zumindest https-Protokoll des Webbrowsers zu erfolgen hat. Gleiches gilt für Email oder Online-Meetings. Hier ist das beliebte Produkt Zoom kürzlich in Verruf geraten, da Konferenzen nicht ausreichend gegen unbefugten Zugriff gesichert waren.

Auch Chats via Whatsapp, Snapchat etc. sind aufgrund der Zwischenspeicherung beim (ausländischen!) Anbieter nicht als sicher anzusehen. Ähnlich ist die Nutzung des privaten Smartphones zu bewerten, wenn damit dienstliche Emails abgerufen (und gespeichert) werden. Hier kann ein Mobile Device Management mit BYOD (Bring your own Device) die Lösung darstellen, indem kritische Daten separat gehalten werden.

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Homeoffice: Wie bleibe ich in Kontakt mit den Kollegen?

Homeoffice: Wie bleibe ich in Kontakt mit den Kollegen?

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Homeoffice. Je nach Interpretation dieses Begriffes kann dieser Statussymbol, Freiheit, Rationalisierungsmaßnahme, Herumgammeln oder Distanz bedeuten.
In Zeiten erhöhter Ansteckungsgefahr kann ein proaktives Versetzen gefährdeter (oder gefährlicher …) Mitarbeiter zur Senkung des Krankenstandes beitragen.

Ein extremes Beispiel hierfür ist das sog. “Corona-Virus”, welches seit Anfang 2020 große Teile Europas beeinflusst. Viele Firmen haben in Folge von Quarantänebestimmungen stellenweise mit hektischem Aktionismus ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit in Heimarbeitsplätze regelrecht abgeschoben.

Kommunikation ohne “DIE” Kaffeemaschine

Theoretisch werden Informationen in Meetings und sonstigen Besprechungen ausgetauscht und Entscheidungen gefällt. In der Praxis findet ein Großteil des Informationsaustausches an der Kaffeemaschine statt. Diese Distanz lässt sich durch die Verlagerung persönlicher Kommunikation in ein Onlinemeeting oder Videochats mit den Kollegen und Kunden verkürzen. Meetingtools existieren von A(dobe Connect) bis Z(oom), teilweise als Nebenbestandteil von Fernwartungssoftware wie Teamviewer mit Bildschirmübertragung. Hiermit kann man vom anderen Ende der Welt mit Kollegen gemeinsam auf den gleichen Bildschirm schauen. Idealerweise wird gleichzeitig die Webcam im Notebookdeckel mit eingebunden, sodass die Notwendigkeit von einem parallelen Telefonanruf entfällt.

Kommunikation durch die Wolke?

Clouddienste sind ideal für (kleinere) Firmen, die keine eigenen Server betreiben wollen. Hier wird meist pro Nutzer ein monatlicher Beitrag gezahlt. Somit lassen sich schwankende Nutzerzahlen ohne Probleme meistern.

Bei einem Softwarevergleich mit Tools, die auf eigenen Rechnern ablaufen, sollte jedoch nicht nur auf Bildqualität und Bedienbarkeit geachtet werden. Eine Entscheidung für einen Cloudservice wie Microsoft Teams, Skype, Gotomeeting, Hangouts uvm. bedeutet, dass man sich komplett auf die technische Umsetzung und Stabilität des Dienstleisters verlassen muss.

Umso ärgerliches ist es dann, wenn Sicherheit und Datenschutz vernachlässigt werden. Ein Negativbeispiel ist Zoom, welches durch seine leichte Bedienbarkeit und hohe Übertragungsqualität bekannt wurde.

Aufgrund von bekanntgewordenen Sicherheitsmängeln haben einige Firmen wie Google ihren Mitarbeitern verboten, dieses Tool einzusetzen. Vielfach kann kostenlose Software wie Nextcloud oder Jitsi auf eigenen Servern eine Alternative zu fremdgehosteten Lösungen darstellen, deren Datenschutz selbst gemanaged wird.

Auswahl des richtigen Tools

Neben der Qualität der Video/Tonübertragung spielen weitere Fakten eine entscheidende Rolle: Wie leicht lässt sich ein Client ausrollen? Gibt es einen (abgespeckten) Webclient, mit dem sich ein externer Teilnehmer zuschalten kann?

Einige Meetingtools bieten nicht nur Videoconferencing, sondern Collaboration (Zusammenarbeit im Team mit Datenablage und Kalender) wie Slack oder Flock.

Ist das Tool wie Microsoft Teams an eine vorhandene Infrastruktur wie Office 365 anflanschbar und nahtlos (Single Sign-On?) zu managen, was Rechtevergabe und Datenschutz angeht? Wie leicht kann ein ungeübter Mitarbeiter ein Onlinemeeting aufbauen und eine Bildschirmübertragung starten?

Fazit

Reine Videoanrufe via Webcam beherrschen alle am Markt verfügbaren Tools. Unterschiede sind bei der individuellen Bedienbarkeit festzustellen. Werden weitere Funktionen wie Kalender, abgetrennte Abteilungsbereiche und abgestufte Rechtekonzepte benötigt, sind Slack und Microsoft Teams die Platzhirsche am Markt.

Wir beraten Sie gerne, welche Lösung für Ihre Herausforderung passt.

 

 

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