Neuanschaffungen vorziehen und für das Homeoffice Steuern sparen

Neuanschaffungen vorziehen und für das Homeoffice Steuern sparen

von | Dez 7, 2021 | Allgemein, Homeoffice, Ransomware

Durch Kauf von Ausrüstung für das Homeoffice Steuern sparen

Geld ausgeben, um Steuern zu sparen? Was sich oft nach den vielgerühmten “1000 legalen Steuertricks” anhört, ist oft kein Trick. Wer sich in den aktuell gültigen und leider schnell ändernden Vorschriften auskennt, kann bares Geld an Steuern sparen.

Konkret geht es nachfolgend um die Möglichkeiten, Computer und anderes IT-Equipment in diesem Jahr zu kaufen, um geänderte Steuerfreibeträge auszuschöpfen. Um das Finanzamt beteiligen zu können, ist jedoch etwas Hintergrundwissen notwendig. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass dieser Artikel keine Finanzberatung darstellen kann und soll. Vielmehr soll er auf die Möglichkeiten zum Absetzen von Ausrüstung im Hinblick auf Homeofficetätigkeiten hinweisen.

Ein Gespräch mit dem Steuerberater ist (nicht nur im Zweifelsfall…) immer empfehlenswert.

Was hat sich für das Jahr 2021 geändert?

Aufgrund der politischen Situation, möglichst viele Menschen ins Homeoffice zu versetzen, wurden von der Bundesregierung Erleichterungen bzgl. der steuerlichen Absetzbarkeit von IT-Geräten verabschiedet. Details finden sich im BMF-Schreiben vom 26.2.2021, IV C 3-S 2190/21/10002:013. Hiermit lassen sich privat vom Arbeitnehmer angeschaffte Geräte steuerlich absetzen, wenn diese ebenfalls für berufliche Zwecke genutzt werden. Hierunter fallen beispielsweise die Erledigung von beruflichen Tätigkeiten im Homeoffice, Fortbildungen oder Erstellung von Bewerbungsschreiben.

Bei teilprivater Nutzung gelten ggf. anteilige Sätze, die zum Steuern sparen angerechnet werden. Bislang konnten nur Geräte unter 800 Euro (netto) sofort abgesetzt werden, ansonsten war eine Abschreibung über mehrere Jahre erforderlich. Aktuell dürfen zum Abschreibung nutzen auch teurere Geräte sofort vollständig abgesetzt werden.

Wie funktioniert die praktische Umsetzung?

Für Unternehmer, Selbstständige oder Freiberufler ändert sich lediglich, dass angeschaffte Geräte noch im gleichen Jahr abgeschrieben werden können. Somit lassen sich Steuern bei gutem Umsatz durch Abschreibung nutzen einsparen, da die vollen Kosten sofort abgezogen werden.

Für angestellte Arbeitnehmer gilt es, eine weitere Hürde zu nehmen, um das Finanzamt zu beteiligen: Die Werbekostenpauschale. Sind die belegbaren Anschaffungen in Summe niedriger als die ohne Nachweis ohnehin anerkannte Summe, findet kein Steuern sparen statt.

Zu beachten ist hier die “Homeoffice-Pauschale” von 5 Euro pro Tag (max. 120 Tage/Jahr), die ebenfalls geltend gemacht werden kann und hilft, das Finanzamt zu beteiligen, da diese zusätzlich zu den Belegen gezählt wird.

Tipps und Tricks

Anschaffungen, die zeitnah geplant waren, lassen sich meist etwas vorziehen. Das Erscheinen von Windows 11 incl. gestiegener Hardwareanforderungen ist ein guter Grund, einmal über eine Modernisierung des PC oder Notebook nachzudenken.

Ergänzend gehen viele Hersteller zusätzlich davon aus, im nächsten Jahr aufgrund Lieferkettenproblematiken mit langen Lieferzeiten rechnen zu müssen.

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Orginalersatzteile: Geldschneiderei oder langfristig günstiger?

Orginalersatzteile: Geldschneiderei oder langfristig günstiger?

von | Jun 17, 2021 | Allgemein, Sicherheit, Zubehör

Teures Original oder billiger Nachbau?

Der Betrieb von Computer und Netzwerke kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern zudem gutes Geld. In regelmäßigen Abständen sind Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tinte und Toner fällig sowie Verschleißteile wie Mäuse und Tastaturen. Weiterhin werden im gewerblichen Umfeld Systeme oftmals in einem vorhersehbaren Turnus ausgetauscht, um diese vor einer Häufung von Ausfällen zu ersetzen.

In diesem Zusammenhang ist es üblich, kritisch zu überlegen, an welchen Stellen Geld eingespart beziehungsweise sinnvoll ausgegeben wird. Der Begriff der “Totat Cost of Ownership” (TCO) ist hierbei die Richtschnur, wieviel neue Geräte über ihren Lebenszyklus kosten.

Offensichtliche und verborgene Kosten

Offensichtliche Kosten beinhalten den Anschaffungspreis oder die Leasingraten für ein Gerät wie Computer oder Drucker. Weitere zu erwartende und gut planbare Kosten entstehen für Verbrauchsmaterial wie Papier, Tinte und Toner. Verborgene Kosten sind beispielsweise der Stromverbrauch, den die Gerätschaften u.a. im Standby-Betrieb haben, oder Tinte, die bei der regelmäßigen Selbstreinigung verlorengeht.

Oftmals unterschätzt sind Kosten für Servicetechniker, die speziell bei größeren Geräten wie Multifunktionsdruckern vor Ort erscheinen müssen, wenn Probleme auftreten.

Sollen hochwertige Geräte über ihre normale Abschreibungsdauer hinweg betrieben werden, müssen oft noch Verschleißteile getauscht werden. Ausfallzeiten, in denen Personal nicht oder nicht effizient arbeiten kann, weil billiges No-Name Verbrauchsmaterial Probleme bereitet, bedeuten im Endeffekt verlorenes Geld.

Originalteile: Sinnvoll oder reine Geldmacherei?

Die alte Weisheit “Wer billig kauft, kauft zweimal” gilt ebenfalls für Netzwerke und Computer. Man muss aber unterscheiden zwischen herstellerspezifischen Teilen wie Akkus für Notebooks oder Fixiereinheiten von Druckern, die ein Gerät schädigen können, und Verbrauchsmaterial wie Papier. Bei Businessgeräten mit erweiterter Garantie ist der Einsatz von nicht-Originalteilen im Problemfall ein gern genommenes Argument, um Support zu verweigern. Hier ist schlimmstenfalls die aufgewendete Zeit teurer als die gesparten Kosten.

Gefährlich können dagegen Akkus sein. Wenn Notebooks u.a. über Nacht in der Dockingstation oder am Ladekabel bleiben, können Akkus überhitzen und Brände verursachen. Durch den Einsatz von Drittherstellerteilen ist der Notebookhersteller dann nicht mehr über die gesetzliche Produkthaftung in Regress zu nehmen.

Mit Augenmaß einkaufen

Als Faustregel gilt, dass bei billigen Geräten der Hersteller am Verbrauchsmaterial verdienen muss. Hier lohnt die Abwägung, wie schnell sich beispielsweise hochwertige Tonerkartuschen von Drittherstellern amortisieren, die teilweise erweiterte Garantie auf den Drucker geben.

Bei Papier lohnt ebenfalls der Vergleich. Wenig bekannt ist hier, dass viele verschiedene Marken (und die “offiziellen” Papiere der Druckerhersteller) von einigen wenigen Fabriken produziert werden. Hochwertige abriebarme Papiere verursachen im Drucker weniger Staub, Verschleiß und Papierstau.

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Das Homeoffice – eine rechtsfreie Zone?

Das Homeoffice – eine rechtsfreie Zone?

von | Mai 23, 2021 | Homeoffice

Das Homeoffice- eine rechtsfreie Zone?

Früher, als es kein “Homeoffice” gab, hat man sich ganz einfach Arbeit mit nach Hause genommen- und die Akte am nächsten Tag pflichtbewusst wieder ins Büro gebracht. Heutzutage ist “Homeoffice” je nach Kontext entweder ein Argument pro zukünftigem Arbeitgeber oder eine Strafe incl. Isolationshaft für unschuldige Mitarbeiter. Mit den vielen digitalen Kommunikationswegen steigt das Risiko, dass sensible Daten in unbefugte Hände geraten.

Spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO werden für Datenpannen hohe Strafen verhängt, was letztendlich für den Arbeitgeber eine gesteigerte Verantwortung bedeutet.

Grundsätze von Datenschutz

Einer der elementaren Grundsätze von Datenschutz besteht darin, dass jeder Mitarbeitende nur die Daten sehen darf, die für die Arbeit benötigt werden. Beispielsweise benötigt ein Sachbearbeiter in der Schadensabwicklung einer Autoversicherung nicht die Verkaufszahlen des Außendienstes. Genauso selbstverständlich dürfen keine Interna an Außenstehende gelangen – dies sind bereits die eigenen Kinder oder Ehepartner.

Homeoffice oder zu Hause arbeiten?

Hier gibt es einige (steuer- und arbeitsrechtliche) Feinheiten, die jedoch keinen Einfluss auf den  Datenschutz haben. Dies beginnt damit, sich über den Lauf der Daten (Lebenszyklus) Gedanken zu machen. Lassen sich alle Daten digital verarbeiten? Muss ein Mitarbeiter Papier (Formulare etc.) außerhalb der Firma bearbeiten oder lagern?

Datentransfer via USB-Sticks (bsp. in der Firma gescannte Dokumente oder vergangene Angebote an Kunden) oder Datensicherung auf USB-Festplatten ist ebenfalls sensibel. In derartigen Fällen ist dafür zu sorgen, dass die Dokumente sicher verschlossen werden können und bei Entsorgung mit einem geeigneten Shredder vernichtet werden. Externe Datenträger müssen mit Verschlüsselung geschützt werden. Hier ist das in Windows integrierte Tool “Bitlocker” eine kostenlose Möglichkeit, welche auch bei Verlust des Datenträgers schützt.

Mein Rechner, Dein Rechner?

Eine oft gestellt Frage lautet, ob der private PC Datenschutz-konform für Homeofficearbeit genutzt werden kann. Die Gegenfrage lautet, wer sonst zu dem PC Zugang hat (bsp. Familienmitglieder), die potentiell die bearbeiteten Dateien oder deren gecachte Kopien einsehen können. Ist der PC zuverlässig gegen Viren oder sonstige Dinge wie Keylogger geschützt, die Daten abfliessen lassen können? Da die Antwort meist Nein lautet, sollte ein durch die Firmen-IT verwalteter Rechner gestellt werden.

In beengten Verhältnissen oder mobilem Arbeiten im Zug ist die Verwendung einer zusätzlichen Bildschirmfolie sinnvoll, die den Blickwinkel einschränkt. Eine solches umschaltbares Display ist in manchen Business Notebooks eingebaut.

Datenübertragung als Sicherheitsrisiko

Ein weiteres Risiko besteht in der Datenübertragung. Selbst wenn die Daten prinzipiell in der Firma liegen, kann während der Datenübertragung ins Homeoffice Unheil passieren. Spätestens bei Umgang mit personenbezogenen Daten schreibt die DSGVO eine sichere (=verschlüsselte) Übertragung vor. Das bedeutet, dass alle Kommunikation beispielsweise per VPN oder zumindest https-Protokoll des Webbrowsers zu erfolgen hat. Gleiches gilt für Email oder Online-Meetings. Hier ist das beliebte Produkt Zoom kürzlich in Verruf geraten, da Konferenzen nicht ausreichend gegen unbefugten Zugriff gesichert waren.

Auch Chats via Whatsapp, Snapchat etc. sind aufgrund der Zwischenspeicherung beim (ausländischen!) Anbieter nicht als sicher anzusehen. Ähnlich ist die Nutzung des privaten Smartphones zu bewerten, wenn damit dienstliche Emails abgerufen (und gespeichert) werden. Hier kann ein Mobile Device Management mit BYOD (Bring your own Device) die Lösung darstellen, indem kritische Daten separat gehalten werden.

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Rightsizing oder Downsitzing? Warum weniger manchmal mehr ist

Rightsizing oder Downsitzing? Warum weniger manchmal mehr ist

von | Apr 29, 2021 | Hardware & Technik, Homeoffice

Rightsizing oder Downsitzing? Warum weniger manchmal mehr ist.

Ähnlich wie in der Mode wechseln sich in der IT-Trends ab und wiederholen sich manchmal. Hier werden stellenweise interessante Produkte propagiert, die aber nicht zwingend den eigenen Bedürfnissen entgegenkommen.

Eine Gegenbewegung zu der grassierenden “Featureitis” der letzten Jahre ist schlichter Minimalismus. Für entspanntes Arbeiten ist nicht zwingend das neueste Highend-Notebook oder Smartphone erforderlich, deren Funktionsumfang selten vollständig ausgereizt werden. Vergleichbar dem “kleinen Schwarzen” bei gesellschaftlichen Anlässen gibt es äquivalente Möglichkeiten beim Aufbau von Arbeitsplätzen im Netzwerk.

Reale Bedürfnisse, oder: Wie gut ist gut genug?

Oftmals werden Computer etwas besser (und teurer) angeschafft, um etwas Leistungsreserve für zukünftige Herausforderungen zu haben. Leistungsfähige Notebooks haben vielfach Desktops ersetzt, da diese mobiler sind.

Vor dem Hintergrund der aktuellen Situation in Hinblick auf geforderte Homeoffice-Tätigkeiten ist dies eine geschickte Entscheidung. Jedoch haben Notebooks gegenüber einem stationären Computer Nachteile, wie kleinere Bildschirme oder deren Anschaffungskosten. Wird zusätzlich zu einem “richtigen” Monitor eine Dockingstation aufgestellt, so steigt der Platzbedarf gegenüber einem klassischen PC.

Bei einem Büroarbeitsplatz lassen sich die Kabel im Kabelkanal des Schreibtischs verstecken, im Homeoffice ist der WAF jedoch miserabel.

 

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Geld sparen mit Business Equipment

Speziell bei der Ausstattung von größeren Firmen stehen IT-Verantwortliche seit Jahren vor den gleichen Problemen. Hier haben die Hersteller von Business-Equipment Lösungen parat, die Zeit, Sorgen und langfristig Kosten sparen.

Hier ist eine andere Denkweise präsent: Im Gegensatz zu Consumer-Equipment sind Business Geräte nicht auf Höchstleistung, sondern Haltbarkeit und Wartbarkeit konstruiert. Dies spiegelt sich in den Garantiezyklen wider. Business Monitore kommen meist mit 3 Jahren Herstellergarantie, verfügen über zertifiziert augenfreundliche Eigenschaften und lassen sich mit speziellem Zubehör erweitern. Oft werden hier zusätzlich zu VESA-Halterungen Montagelösungen für Mini-PCs der “Zigarrenschachtelklasse” angeboten. Diese sind leistungsfähiger als Notebooks und lassen sich dezent hinter dem ohnehin benötigten Monitor verstecken.

Mit 3 Jahre Vor-Ort Service entstehen auch keine unnötigen Ausfallzeiten.

 

Das Netzwerk ist der Computer

Dieser Slogan wurde vor Jahren ausgegeben. Er bedeutet, die eigentliche Arbeit auf anderen Rechnern verrichtet wird – wie es heute in der Cloud der Fall ist. Im Homeoffice kann ein simples Notebook oder alter PC per Terminalservice (Remotedesktop, Teamviewer etc.) auf Ressourcen oder Computer im Netzwerk der Firma zugreifen. D.h. es kann weiterhin auf dem Computer in der Firma gearbeitet werden, der u.U. spezielle Software installiert hat und lediglich die Bildschirmausgabe wird ins Homeoffice umgelenkt.

Dies ist im Hinblick auf Datensicherheit interessant, da keine sensiblen Dateien die Firma verlassen müssen.

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Datenrettung für Privatanwender und den schlanken Geldbeutel

Datenrettung für Privatanwender und den schlanken Geldbeutel

von | Feb 8, 2021 | Freeware, Sicherheit, Smart Home, Zubehör

Datenrettung für Privatanwender und den schlanken Geldbeutel

“Schaaaatz, kannst Du mal gucken kommen? Ich finde die ganzen Familienbilder nicht mehr- hast Du etwa wieder den blöden Computer umsortiert?” – So oder ähnlich kann sich das Vorspiel zu einem mittleren Drama anhören, nachdem eine immer hektischer werdende Suche nach den wertvollen Schätzen losgeht.

Spätestens, wenn realisiert wird, dass die wertvollen Bilder nicht mehr auffindbar sind, stellt sich die Frage, was zur Datenrettung getan werden kann? – Sollte kein regelmäßiges Backup von wichtigen Daten eingerichtet worden sein, ist das Dateien wiederherstellen unmöglich.

Jetzt beginnt oft der zweite Akt des Dramas, der von entsetzten Blicken und emotionalen Äußerungen umrahmt wird.

Ursachen von Datenverlust

Ursachen von Datenverlust sind vielfältig. Die häufigsten Ursachen in den Statistiken von professionellen Labors zur Datenrettung sind mit Abstand defekte Festplatten und Bedienerfehler. Letzteres bedeutet im Klartext, dass der Benutzer selbst die Daten gelöscht hat, beispielsweise durch einen ungeschickten Klick. SD-Karten werden oft auch für die nächsten Aufnahmen genutzt, obwohl die vorherigen Bilder und Videos nicht richtig auf einen PC kopiert worden sind.

Ein substanzieller Datenverlust kann jedoch nicht nur die Familienbilder mit emotionalem Wert treffen, sondern auch die Buchhaltungssoftware des Selbstständigen oder kleinen Betriebes. Ohne ein funktionierendes Backup ist ein schnelles Recovery unmöglich.

RECUVA - KOSTENLOS downloaden bei HEISE

Hilfe im Notfall

Ist das sprichwörtliche Kind (bzw. dessen Bilder) erstmal in den Brunnen gefallen, so gibt es mehrere Möglichkeiten, dieses zu retten. Der beste und erfolgversprechendste Weg führt hierbei über professionelle Datenrettungslabore, die auch beschädigte Festplatten wieder herstellen können. Derartige Dienstleistungsqualität hat jedoch auch ihren Preis- nicht selten werden hier hohe dreistellige Beträge fällig.

Als Alternative bietet sich zu einem ersten Check ein passendes Softwaretool an, welches bei intakten Datenträgern schauen kann, was mit den gelöschten Daten passiert ist. Der Trick ist hier, dass Computer standardmäßig beim Löschen von Daten den Speicherplatz für weitere Verwendung markieren. Diese werden erst später überschrieben, wenn neue Daten gespeichert werden sollen. 

Die besten Dinge im Leben sind gratis

Diese Weisheit gilt meist dann, wenn etwas im Leben in Geld unbezahlbar ist- oder ein Hersteller bietet eine Basisversion seiner Software als Freeware kostenlos an, um auf weitere Produkte aufmerksam zu machen.

Recuva Free ist ein solches Produkt, mit dem sich auch technisch wenig versierte Anwender einen ersten Überblick verschaffen können. Mit etwas Glück ist professionelle Hilfe nicht mehr erforderlich. Diese sollte im Zweifelsfall oder wertvollen Daten immer gesucht werden, um speziell bei defekten Datenträgern diese nicht noch weiter zu beschädigen, da eine Datenrettung danach kaum noch möglich ist.

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Datenverlust vermeiden – Festplatten rechtzeitig prüfen

Datenverlust vermeiden – Festplatten rechtzeitig prüfen

von | Jan 11, 2021 | Hardware & Technik, Sicherheit, Smart Home, Zubehör

Dem Datenverlust lässt sich “SMART” vorbeugen

Ein hörbares “KLACK-KLAAACK!”, gefolgt von einem lustlosen “Operating System not found” nach Einschalten des Rechners verheißt nie etwas Gutes, geschweige Arbeitsbereitschaft. Auch ohne Unterstellungen, dass beispielsweise Festplatten von Todessehnsucht oder geplanter Obsoleszenz befallen sind, ist unstrittig, dass mechanische Bauteile eine begrenzte Lebenserwartung besitzen.

Gute Pflege und schonende Behandlung, die vor allem eine gute Kühlung beinhaltet, sind die wichtigsten Faktoren für ein hohes Alter, garantieren aber nun mal keine Unsterblichkeit. Absehbaren Datenverlust vermeiden ist jedoch wichtig, um nicht wie so oft im ungünstigsten Moment überrascht zu werden.

“Smarte Werkzeuge” kommen zum Einsatz

S.M.A.R.T. steht für “Self-Monitoring, Analysis, and Reporting Technology” und ist gewissermaßen der Geheimdienst, der interne Daten von Festplatten und SSDs ausliest und darstellt. Diese Technik wurde 2003 vorgestellt und ist in den Festplatten selbst implementiert. Hier werden im laufenden Betrieb im Hintergrund wichtige Daten erhoben und somit gewissermaßen eine Hardware-Analyse durchgeführt.

Wichtig sind hierbei nicht nur Lesefehler, sondern das Protokollieren von Laufzeiten und Temperaturen. Diese Daten lassen sich beispielsweise dazu verwenden, ein Mainboard bei Start des Rechners eine Warnung ausgeben zu lassen, dass die Festplatte eine alarmierende Anzahl von Fehlern aufweist. Zusätzlich kann im laufenden Betrieb die Effizienz der Kühlung im System kontrolliert werden. Dies ist wichtig, da hohe Temperaturen die Lebenserwartung eines Datenträgers drastisch verkürzen.

CrystalDiskInfo Festplatten Prüfung Quelle Heise

Quelle: Heise – https://www.heise.de/download/product/crystaldiskinfo-59349

Zum Leidwesen vieler Anwender sind diese S.M.A.R.T. Daten von Festplatten und SSDs nicht mit einfachen Windows-Bordmitteln darzustellen. Besonders interessant ist diese Hardware-Analyse bei externen Medien wie USB-Festplatten, da der Einbau in unbelüfteten Gehäusen unter Umständen Wärmestau verursachen kann.

Datenverlust vermeiden – Kostenloses Tool downloaden

Tools wie CrystalDiskInfo helfen, diese Werte zu ermitteln. Hiervon ist auch eine portable Version erhältlich, die ein Servicetechniker oder engagierter Computerbastler somit jederzeit dabeihaben kann.

Hier erfährt der Anwender nicht nur, ob der Datenträger kurz vor thermischer Selbstzerstörung steht, sondern auch, welche Betriebsstunden dieser bereits aktiv genutzt wurde und in wie vielen Fällen Probleme mit Lesen von Sektoren vorgekommen sind. Hiermit lässt sich das Alter von Festplatten und SSDs überprüfen oder vor einem Verkauf dem Käufer nachweisen.

Durch das Erkennen von zunehmenden Lesefehlern lässt sich Datenverlust vermeiden, indem die Daten rechtzeitig auf ein anderes Medium kopiert werden bzw. der Datenträger ersetzt wird.

Nach USER-Erfahrungen sind bis ca. 10 schwache Sektoren (reallocated / pending) nach einiger Betriebsdauer akzeptabel. Deutlich mehr sind ein Alarmsignal – hier kann ein Plattenausfall unmittelbar bevorstehen. 

Die Kenntnis dieser Werte hilft, den Zustand der Datenträger zu beurteilen und rechtzeitig zu ersetzen. Ein Austausch einer ohnehin alternden Festplatte durch eine SSD-Festplatte (*) haucht zusätzlich vielen älteren PCs ein zweites Leben ein, da diese nach dem Austausch wesentlich flüssiger laufen und oft noch eine ganze Weile genutzt werden können.

Besondere Merkmale

  • Betriebssysteme:
    Windows XP/Vista/7/8/8.1/10
    Windows Server 2003/2008/2012/2016/2019
  • Sprache: Multi Language
  • Lizenz: Freeware
  • Es kann auch mit USB-Festplatten umgehen und zeigt die Daten übersichtlich an
  • Bei den SSD werden NCQ & Trim angezeigt.
  • Akustik-Warnung bei Festplatten Problemen
  • Bei den externen angeschlossenen Festplatten kann man die APM (Application Performance Monitoring) oder AAM Funktion (Automatic Acoustic Management = Anpassung des Geräuschniveaus eines Festplattenlaufwerks) abstellen
  • Mögliche Adware von Softonic muss nicht installiert werden, damit die Software CrystalDiskInfo funktionsfähig installiert werden kann.
  • CrystalDiskInfo ist nicht die einzige Software, die Informationen über Festplatten liefert. So gibt es ergänzend auch smartmontools, Personal SmartCheck, Drive Info und HWMonitor.

 

CrystalDiskInfo KOSTENLOS downloaden bei HEISE
Zum Hersteller Crystalmark Info - Shizuku Edition

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